Умови Chakloon Sign

Ці умови діють для Chakloon Sign за адресою sign.chakloon.net, сервісу Haydamax OÜ (Естонія). Вони доповнюють загальні Умови користування і Політику конфіденційності, а не замінюють їх. Якщо ці умови регулюють щось щодо Chakloon Sign докладніше, для цього сервісу застосовуються саме вони.

Що робить Chakloon Sign

Chakloon Sign надає прості електронні підписи з журналом подій. Він підписує PDF-документ цілком. Відправник завантажує готовий PDF і визначає підписантів та порядок, у якому вони підписують. Кожен підписант переглядає весь документ і підтверджує підпис. Полів для заповнення немає: підписи й журнал підписання розміщуються на сторінці сертифіката, доданій до документа, а початковий вміст PDF не змінюється.

Підписант отримує запрошення електронною поштою, коли настає його черга, а відповіді на цей лист надходять відправникові. Відправник може вимкнути ці листи й сам передати кожному підписантові його персональне посилання. Підписант, який увійшов у Chakloon Sign, отримує також сповіщення в спільному дзвіночку Chakloon. Інтерфейс і листи Chakloon Sign доступні англійською, українською, російською та німецькою мовами.

Поки підписали не всі, підписант, який уже підписав, бачить підтвердження, що він підписав, а копії документа ще не видається. Коли підписали всі, документ вважається завершеним, і кожен підписант отримує лист із посиланням для завантаження підписаного PDF зі сторінкою сертифіката; сам PDF до листа не додається. Підписант, який увійшов у Chakloon Sign, отримує також сповіщення в дзвіночку Chakloon.

Документи надсилаються з облікового запису Chakloon Passport. Мінімальний вік, як і для всіх сервісів Chakloon, 16 років, див. Мінімальний вік.

Відмова і скасування

Підписант може відмовитися підписувати і може вказати причину. Тоді документ закривається для всіх, а відправник і підписанти, які вже підписали, отримують про це лист. Відправник може скасувати документ, і тоді він теж закривається.

Вид електронного підпису

Підпис, створений у Chakloon Sign, є простим електронним підписом (SES) у значенні Регламенту (ЄС) № 910/2014 (eIDAS) у редакції Регламенту (ЄС) 2024/1183. Це не вдосконалений і не кваліфікований електронний підпис. Ми не надаємо Chakloon Sign як довірчу послугу за eIDAS, ні кваліфіковану, ні некваліфіковану: ми не видаємо сертифікатів електронного підпису, не надаємо кваліфікованих електронних підписів, печаток, позначок часу чи послуг валідації, і Chakloon Sign не внесено до жодного довірчого списку.

Що це означає на практиці:

• Відповідно до статті 25(1) eIDAS електронному підпису не можна відмовити в юридичній силі чи допустимості як доказу в суді лише через те, що він має електронну форму або не відповідає вимогам до кваліфікованого підпису. Отже, простий електронний підпис не можна відхилити як доказ лише через те, що він електронний; наскільки він доводить підписання, залежить від процесуального права країни та обставин справи.
• Лише кваліфікований електронний підпис за законом прирівнюється до власноручного (стаття 25(2) eIDAS). Вагу простого електронного підпису суд або інша сторона оцінюють у кожному випадку окремо, з огляду на наявні докази, зокрема журнал підписання.
• Право багатьох країн вимагає для деяких документів кваліфікованого електронного підпису, власноручного підпису, нотаріального посвідчення або іншої особливої форми, наприклад у справах щодо нерухомості, сімейних і спадкових справах чи для окремих заяв до державних органів. Простий електронний підпис таких вимог не задовольняє. В Естонії, наприклад, письмову форму можна замінити електронним документом лише з кваліфікованим електронним підписом (§ 80 Закону про загальну частину Цивільного кодексу), а деякі правочини потребують нотаріального посвідчення.
• Чи достатньо простого електронного підпису для вашого документа, вирішуєте ви. Якщо сумніваєтеся, порадьтеся з юристом до надсилання.

Журнал підписання і докази

Для кожного документа ми фіксуємо кроки процесу підписання, щоб згодом можна було показати, що й коли відбулося. Журнал містить імена та адреси електронної пошти відправника й кожного підписанта і фіксує такі події, кожну з датою і часом:

• завантаження документа;
• його надсилання;
• кожен лист-запрошення;
• перше відкриття документа кожним підписантом;
• кожен підпис із часом за UTC, IP-адресою, рядком User-Agent браузера і текстом згоди, яким підписант підтверджує, що переглянув і електронно підписав увесь PDF-документ;
• відмову з причиною, якщо її вказано;
• завершення документа;
• його скасування.

Журнал показує, що документ підписав той, хто мав доступ до певної адреси електронної пошти або до персонального посилання, переданого відправником. Сам по собі він не підтверджує, хто ця людина. Якщо особа підписанта важлива, перевірте її іншими способами. Ми не можемо гарантувати, що суд або інша сторона визнають журнал достатнім доказом.

Публічна перевірка

Кожен документ, підписаний у Chakloon Sign, має публічну сторінку перевірки за адресою sign.chakloon.net/verify/<номер>. Будь-хто, хто знає номер, може її відкрити й побачити назву документа, імена підписантів і час підписання, а також три відбитки SHA-256: вихідного PDF у тому вигляді, в якому його завантажили, підсумкового PDF зі сторінкою сертифіката і журналу подій. Файл, який перевіряють на сторінці, порівнюється з обома PDF, і сторінка показує, з яким із них він збігається. Адрес електронної пошти, IP-адрес і даних браузера сторінка не показує. Номер в адресі є випадковим ідентифікатором, який неможливо вгадати, а кожного підписанта до підписання попереджають, що його ім’я і час підписання буде видно на цій сторінці.

Отже, назва документа на сторінці перевірки публічна. Як відправник, обирайте назву, яка не розкриває конфіденційних відомостей чи персональних даних, показу яких підписанти не хотіли б.

Скільки зберігаються документи

Документ і журнал підписання зберігаються, доки існує обліковий запис відправника. Відправник може попросити видалити документ раніше, написавши на legal@chakloon.com. Після видалення публічна сторінка перевірки й персональні посилання підписантів перестають працювати, а вже завантажені копії залишаються в тих, хто їх завантажив. Chakloon Sign не є архівним сервісом і не замінює зберігання, яке закон може покладати на вас, наприклад для бухгалтерського обліку.

Коли відправник видаляє свій обліковий запис Chakloon Passport в усіх сервісах, з його документами в Chakloon Sign відбувається таке:

• чернетки, відхилені і скасовані документи видаляються одразу;
• відкриті документи спершу скасовуються, запрошені підписанти отримують про це лист, а потім документи видаляються;
• у документах, підписаних усіма сторонами, вихідний PDF і повідомлення видаляються одразу, а підсумковий підписаний PDF і запис сторінки перевірки зберігаються ще 180 днів як доказ для інших сторін, на підставі статті 17(3)(e) GDPR, і потім видаляються автоматично;
• документи інших відправників, у яких людина була підписантом, залишаються в цих відправників, бо це їхній запис і їхній доказ.

Копія даних облікового запису Chakloon Passport, яку можна завантажити, містить перелік надісланих і підписаних вами документів з їхніми хешами і посиланнями на перевірку, але без самих файлів PDF.

Радимо кожній стороні завантажити завершений документ зі сторінкою сертифіката і зберігати власну копію.

Ваші обов'язки як відправника

Як відправник ви відповідаєте за:

• зміст документа та його законність;
• наявність у вас права передати документ і персональні дані в ньому підписантам;
• правильність підписантів, їхніх адрес електронної пошти та порядку підписання;
• якщо ви вимикаєте листи-запрошення, передачу кожного персонального посилання лише тому підписантові, для якого воно призначене;
• вибір назви документа, яку може бути показано на публічній сторінці перевірки;
• рішення, чи достатньо простого електронного підпису і чи треба окремо перевіряти особу підписантів.

Не можна використовувати Chakloon Sign для фішингу, надсилання шахрайських чи підроблених документів, документів із незаконним змістом або масових запрошень людям, які їх не очікували. Діють Правила спільноти. Документи й облікові записи, що порушують ці правила, ми можемо блокувати, як описано в розділі Модерація та оскарження.

Не юридична консультація

Chakloon Sign є технічним інструментом. Ми не перевіряємо зміст документів, не є стороною договорів, підписаних через сервіс, і не представляємо жодну зі сторін. Ніщо в Chakloon Sign і на цій сторінці не є юридичною консультацією.

Відкритий код

Chakloon Sign побудовано на DocuSeal, вільному програмному забезпеченні за ліцензією GNU Affero General Public License версії 3 (AGPL-3.0), з нашими змінами. Chakloon Sign є нашою власною інсталяцією, автори DocuSeal його не надають.

Відповідно до розділу 13 AGPL-3.0 кожен користувач, який взаємодіє з Chakloon Sign через мережу, має право отримати повний відповідний вихідний код версії, що працює в нас, разом із нашими змінами, на умовах тієї самої ліцензії. Ми надаємо його безкоштовно і без жодних умов: не потрібен обліковий запис, не треба пояснювати причину, і не має значення, чи надсилали ви або підписували документ. Вихідний код розміщено на https://sign.chakloon.net/source: сторінка називає базову версію, DocuSeal 2.5.3, і містить архів наших змін до неї. Можна також написати на legal@chakloon.com, і ми без зайвих затримок надішлемо посилання на вихідний код версії, яка працює зараз.

Ліцензія стосується лише програмного забезпечення. Вона не дає нікому жодних прав на документи й дані, які обробляються в Chakloon Sign. Відмова від гарантій в AGPL-3.0 стосується програмного забезпечення, яке ліцензують його автори, і не зменшує наших обов'язків перед вами за цими умовами та законом.

Дані та конфіденційність

Щоб надавати сервіс, ми обробляємо дані облікового запису відправника, документи, імена та адреси електронної пошти підписантів і журнал підписання, зокрема IP-адресу й рядок User-Agent, зафіксовані під час кожного підпису. Ці дані використовуються лише для проведення підписання, збереження доказів про нього і показу публічної сторінки перевірки, на якій немає адрес електронної пошти та IP-адрес. Ми їх не продаємо і не складаємо рекламних профілів.

Дані зберігаються на серверах Hetzner Online GmbH у Німеччині та Фінляндії. Як ми обробляємо персональні дані і які у вас права, викладено в Політиці конфіденційності і в розділі Ваші дані. Підписант, чиї дані вніс відправник, теж може написати на privacy@chakloon.com.

Контакти

• legal@chakloon.com: питання щодо цих умов, видалення документа, запити на вихідний код, юридичні повідомлення.
• privacy@chakloon.com: персональні дані в документах і журналах підписання.
• abuse@chakloon.com: фішинг, шахрайство чи інші зловживання Chakloon Sign.
• support@chakloon.com: допомога з користуванням сервісом.

Haydamax OÜ, реєстраційний код 17351554, Narva mnt 5, 10117 Tallinn, Естонія.