Условия Chakloon Sign

Эти условия действуют для Chakloon Sign по адресу sign.chakloon.net, сервиса Haydamax OÜ (Эстония). Они дополняют общие Условия использования и Политику конфиденциальности, а не заменяют их. Если эти условия регулируют что-либо в Chakloon Sign подробнее, для этого сервиса применяются именно они.

Что делает Chakloon Sign

Chakloon Sign предоставляет простые электронные подписи с журналом событий. Он подписывает PDF-документ целиком. Отправитель загружает готовый PDF и задаёт подписантов и порядок, в котором они подписывают. Каждый подписант просматривает весь документ и подтверждает подпись. Полей для заполнения нет: подписи и журнал подписания размещаются на странице сертификата, добавленной к документу, а исходное содержание PDF не меняется.

Подписант получает приглашение по электронной почте, когда наступает его очередь, а ответы на это письмо приходят отправителю. Отправитель может отключить эти письма и сам передать каждому подписанту его персональную ссылку. Подписант, который вошёл в Chakloon Sign, получает также уведомление в общем колокольчике Chakloon. Интерфейс и письма Chakloon Sign доступны на английском, украинском, русском и немецком языках.

Пока подписали не все, подписант, который уже подписал, видит подтверждение, что он подписал, а копия документа ещё не выдаётся. Когда подписали все, документ считается завершённым, и каждый подписант получает письмо со ссылкой для скачивания подписанного PDF со страницей сертификата; сам PDF к письму не прикладывается. Подписант, который вошёл в Chakloon Sign, получает также уведомление в колокольчике Chakloon.

Документы отправляются из учётной записи Chakloon Passport. Минимальный возраст, как и во всех сервисах Chakloon, 16 лет, см. Минимальный возраст.

Отказ и отмена

Подписант может отказаться подписывать и может указать причину. Тогда документ закрывается для всех, а отправитель и подписанты, которые уже подписали, получают об этом письмо. Отправитель может отменить документ, и тогда он тоже закрывается.

Вид электронной подписи

Подпись, созданная в Chakloon Sign, является простой электронной подписью (SES) в смысле Регламента (ЕС) № 910/2014 (eIDAS) в редакции Регламента (ЕС) 2024/1183. Это не усиленная и не квалифицированная электронная подпись. Мы не предоставляем Chakloon Sign как доверительную услугу по eIDAS, ни квалифицированную, ни неквалифицированную: мы не выдаём сертификатов электронной подписи, не предоставляем квалифицированных электронных подписей, печатей, меток времени или услуг проверки (валидации), и Chakloon Sign не включён ни в один доверенный список.

Что это значит на практике:

• Согласно статье 25(1) eIDAS, электронной подписи нельзя отказать в юридической силе или допустимости в качестве доказательства в суде только потому, что она имеет электронную форму или не отвечает требованиям к квалифицированной подписи. Следовательно, простую электронную подпись нельзя отклонить как доказательство только потому, что она электронная; насколько она доказывает подписание, зависит от процессуального права страны и обстоятельств дела.
• Только квалифицированная электронная подпись по закону приравнивается к собственноручной (статья 25(2) eIDAS). Вес простой электронной подписи суд или другая сторона оценивают в каждом случае отдельно, исходя из имеющихся доказательств, в том числе журнала подписания.
• Право многих стран требует для некоторых документов квалифицированной электронной подписи, собственноручной подписи, нотариального удостоверения или иной особой формы, например в сделках с недвижимостью, в семейных и наследственных делах или для отдельных заявлений в государственные органы. Простая электронная подпись таким требованиям не отвечает. В Эстонии, например, письменную форму можно заменить электронным документом только с квалифицированной электронной подписью (§ 80 Закона об общей части Гражданского кодекса), а некоторые сделки требуют нотариального удостоверения.
• Достаточно ли простой электронной подписи для вашего документа, решаете вы. Если сомневаетесь, посоветуйтесь с юристом до отправки.

Журнал подписания и доказательства

По каждому документу мы фиксируем шаги процесса подписания, чтобы впоследствии можно было показать, что и когда произошло. Журнал содержит имена и адреса электронной почты отправителя и каждого подписанта и фиксирует следующие события, каждое с датой и временем:

• загрузку документа;
• его отправку;
• каждое письмо-приглашение;
• первое открытие документа каждым подписантом;
• каждую подпись со временем по UTC, IP-адресом, строкой User-Agent браузера и текстом согласия, которым подписант подтверждает, что просмотрел и электронно подписал весь PDF-документ;
• отказ с причиной, если она указана;
• завершение документа;
• его отмену.

Журнал показывает, что документ подписал тот, кто имел доступ к определённому адресу электронной почты или к персональной ссылке, переданной отправителем. Сам по себе он не подтверждает, кто этот человек. Если личность подписанта важна, проверьте её другими способами. Мы не можем гарантировать, что суд или другая сторона признают журнал достаточным доказательством.

Публичная проверка

У каждого документа, подписанного в Chakloon Sign, есть публичная страница проверки по адресу sign.chakloon.net/verify/<номер>. Любой, кто знает номер, может её открыть и увидеть название документа, имена подписантов и время подписания, а также три отпечатка SHA-256: исходного PDF в том виде, в каком его загрузили, итогового PDF со страницей сертификата и журнала событий. Файл, который проверяют на странице, сравнивается с обоими PDF, и страница показывает, с каким из них он совпадает. Адресов электронной почты, IP-адресов и данных браузера страница не показывает. Номер в адресе является случайным идентификатором, который невозможно угадать, а каждого подписанта до подписания предупреждают, что его имя и время подписания будут видны на этой странице.

Следовательно, название документа на странице проверки публично. Как отправитель, выбирайте название, которое не раскрывает конфиденциальных сведений или персональных данных, показа которых подписанты не хотели бы.

Сколько хранятся документы

Документ и журнал подписания хранятся, пока существует учётная запись отправителя. Отправитель может попросить удалить документ раньше, написав на legal@chakloon.com. После удаления публичная страница проверки и персональные ссылки подписантов перестают работать, а уже скачанные копии остаются у тех, кто их скачал. Chakloon Sign не является архивным сервисом и не заменяет хранения, которое закон может возлагать на вас, например для бухгалтерского учёта.

Когда отправитель удаляет свою учётную запись Chakloon Passport во всех сервисах, с его документами в Chakloon Sign происходит следующее:

• черновики, отклонённые и отменённые документы удаляются сразу;
• открытые документы сначала отменяются, приглашённые подписанты получают об этом письмо, а затем документы удаляются;
• у документов, подписанных всеми сторонами, исходный PDF и сообщение удаляются сразу, а итоговый подписанный PDF и запись страницы проверки хранятся ещё 180 дней как доказательство для других сторон, на основании статьи 17(3)(e) GDPR, и затем удаляются автоматически;
• документы других отправителей, в которых человек был подписантом, остаются у этих отправителей, потому что это их запись и их доказательство.

Копия данных учётной записи Chakloon Passport, которую можно скачать, содержит список отправленных и подписанных вами документов с их хешами и ссылками на проверку, но без самих файлов PDF.

Советуем каждой стороне скачать завершённый документ со страницей сертификата и хранить собственную копию.

Ваши обязанности как отправителя

Как отправитель вы отвечаете за:

• содержание документа и его законность;
• наличие у вас права передать документ и содержащиеся в нём персональные данные подписантам;
• правильность подписантов, их адресов электронной почты и порядка подписания;
• если вы отключаете письма-приглашения, передачу каждой персональной ссылки только тому подписанту, для которого она предназначена;
• выбор названия документа, которое может быть показано на публичной странице проверки;
• решение, достаточно ли простой электронной подписи и нужно ли отдельно проверять личность подписантов.

Нельзя использовать Chakloon Sign для фишинга, рассылки мошеннических или поддельных документов, документов с незаконным содержанием или массовых приглашений людям, которые их не ждали. Действуют Правила сообщества. Документы и учётные записи, нарушающие эти правила, мы можем блокировать, как описано в разделе Модерация и обжалование.

Не юридическая консультация

Chakloon Sign является техническим инструментом. Мы не проверяем содержание документов, не являемся стороной договоров, подписанных через сервис, и не представляем ни одну из сторон. Ничто в Chakloon Sign и на этой странице не является юридической консультацией.

Открытый исходный код

Chakloon Sign построен на DocuSeal, свободном программном обеспечении по лицензии GNU Affero General Public License версии 3 (AGPL-3.0), с нашими изменениями. Chakloon Sign является нашей собственной установкой, авторы DocuSeal его не предоставляют.

Согласно разделу 13 AGPL-3.0 каждый пользователь, который взаимодействует с Chakloon Sign через сеть, вправе получить полный соответствующий исходный код работающей у нас версии, включая наши изменения, на условиях той же лицензии. Мы предоставляем его бесплатно и без каких-либо условий: учётная запись не нужна, объяснять причину не надо, и неважно, отправляли или подписывали вы документ. Исходный код размещён на https://sign.chakloon.net/source: страница называет базовую версию, DocuSeal 2.5.3, и содержит архив наших изменений к ней. Можно также написать на legal@chakloon.com, и мы без неоправданной задержки пришлём ссылку на исходный код версии, работающей сейчас.

Лицензия касается только программного обеспечения. Она не даёт никому никаких прав на документы и данные, которые обрабатываются в Chakloon Sign. Отказ от гарантий в AGPL-3.0 относится к программному обеспечению, которое лицензируют его авторы, и не уменьшает наших обязанностей перед вами по этим условиям и закону.

Данные и конфиденциальность

Чтобы предоставлять сервис, мы обрабатываем данные учётной записи отправителя, документы, имена и адреса электронной почты подписантов и журнал подписания, в том числе IP-адрес и строку User-Agent, зафиксированные при каждой подписи. Эти данные используются только для проведения подписания, сохранения доказательств о нём и показа публичной страницы проверки, на которой нет адресов электронной почты и IP-адресов. Мы их не продаём и не составляем рекламных профилей.

Данные хранятся на серверах Hetzner Online GmbH в Германии и Финляндии. Как мы обрабатываем персональные данные и какие у вас права, изложено в Политике конфиденциальности и в разделе Ваши данные. Подписант, чьи данные внёс отправитель, тоже может написать на privacy@chakloon.com.

Контакты

• legal@chakloon.com: вопросы об этих условиях, удаление документа, запросы исходного кода, юридические уведомления.
• privacy@chakloon.com: персональные данные в документах и журналах подписания.
• abuse@chakloon.com: фишинг, мошенничество и другие злоупотребления Chakloon Sign.
• support@chakloon.com: помощь в работе с сервисом.

Haydamax OÜ, регистрационный код 17351554, Narva mnt 5, 10117 Tallinn, Эстония.